Proje yönetimi kariyerimizin büyük bölümünde kapsamı, zamanı, bütçeyi ve riskleri yönetmeye odaklanıyoruz. Başarıyı ölçerken de genellikle bu kriterleri referans alıyoruz. Proje zamanında tamamlandı mı? Bütçe hedefleri korundu mu? Beklenen çıktılar üretildi mi?
Ancak yıllar içinde farklı ölçeklerdeki projelerde edindiğim deneyim bana başka bir gerçeği gösterdi:
Projeler çoğu zaman teknik nedenlerle değil, güven kaybı nedeniyle zorlaşır.
Bugün aynı anda çok sayıda aktif proje, bakım operasyonu ve farklı müşteri beklentilerinin yönetildiği ortamlarda çalışırken görüyorum ki; kapsam değişiklikleri, entegrasyon sorunları, kaynak kısıtları veya beklenmeyen riskler çoğu zaman çözülebilir problemler. Fakat paydaşların projeye olan güveni kaybolduğunda, yönetilebilir problemler kısa sürede kriz algısına dönüşebiliyor.
Bu nedenle proje başarısının görünmeyen ancak en kritik bileşenlerinden birinin paydaş güveni olduğuna inanıyorum.
Planlar Değil, İlişkiler Test Edilir
Bir projenin başlangıcında herkes aynı hedefe odaklanır. Takvimler hazırlanır, iş planları oluşturulur, kilometre taşları belirlenir.
Ancak projeler teoride değil, gerçek hayatın içinde yürütülür.
Yeni talepler ortaya çıkar. Öncelikler değişir. Beklenmeyen teknik sorunlar yaşanır. Kritik ekip üyeleri ayrılabilir. Bazen de proje başlangıcında öngörülmesi mümkün olmayan dış etkenler süreci etkiler.
İşte tam bu noktada projeyi ayakta tutan unsur, başlangıçta hazırlanan planlardan çok proje ekibi ile paydaşlar arasında kurulan ilişkidir.
Çünkü paydaşlar mükemmel proje beklemezler. Ancak süreci yöneten ekibin duruma hakim olduğuna, sorunları gizlemediğine ve doğru kararları aldığına inanmak isterler. Bu inanç ortadan kalktığında, en başarılı proje planı bile etkisini kaybetmeye başlar.
Güven Bir Sonuçtur
Güven çoğu zaman bir yetkinlik gibi değerlendirilir. Oysa güven, proje yöneticisinin günlük davranışlarının doğal sonucudur.
Yıllar içinde özellikle dört davranışın güven oluşturma konusunda belirleyici olduğunu gözlemledim.
Şeffaflık
Projelerde karşılaştığım en büyük risklerden biri, sorunların kendisinden çok geç paylaşılması oldu.
Bir gecikme yaşanabilir. Bir entegrasyon beklenenden uzun sürebilir. Bir teslimat tarihi revize edilebilir.
Ancak paydaşların güvenini sarsan konu genellikle bu olaylar değil, durumun son anda öğrenilmesidir.
Paydaşlar kötü haberi sevmezler ama sürprizlerden daha da az hoşlanırlar. Bu nedenle şeffaf iletişim yalnızca bir iletişim becerisi değil, güven oluşturmanın temel aracıdır.
Gerçekçi Taahhütler
Proje yöneticileri zaman zaman tüm tarafları memnun etmek adına iyimser sözler verme eğiliminde olabilir. Ancak kısa vadeli memnuniyet yaratmak için verilen aşırı iyimser taahhütler, uzun vadede güven kaybına yol açar.
Deneyimlerim gösteriyor ki paydaşlar her zaman en hızlı cevabı beklemiyor. Daha çok, öngörülebilir ve tutarlı bir yaklaşım görmek istiyorlar.
Bazen “bu hedefe ulaşabiliriz” demek yerine, “bu hedefe ulaşmak için şu riskleri yönetmemiz gerekiyor” demek çok daha değerli olabiliyor.
Erken Uyarı Kültürü
Başarılı projelerde riskler daha az olduğu için değil, daha erken görünür olduğu için yönetilebilir hale gelir.
Birçok projede yaşanan problemlerin kökenine baktığımızda, risklerin aslında haftalar öncesinden fark edildiğini görüyoruz. Ancak çeşitli nedenlerle bu bilgiler paylaşılmıyor veya yeterince görünür hale getirilmiyor.
Güven ortamı olan ekiplerde ise insanlar sorunları saklamaz. Çünkü amaç suçlu bulmak değil, çözüm üretmektir. Bu yaklaşım hem ekip içinde hem de müşteri tarafında güveni güçlendiren önemli bir unsur haline gelir.
Tutarlılık
Güvenin belki de en sessiz bileşeni tutarlılıktır.
Paydaşlar proje yöneticisinin her zaman doğru karar vermesini beklemez. Ancak benzer durumlarda benzer prensiplerle hareket ettiğini görmek ister.
Karar mekanizmasının öngörülebilir olması, özellikle uzun soluklu projelerde güven seviyesini önemli ölçüde artırır.
Güvenin Çarpan Etkisi
Paydaş güveninin ilginç bir özelliği vardır. Varlığında çoğu zaman fark edilmez. Yokluğunda ise her şey zorlaşır.
Güvenin yüksek olduğu projelerde değişiklik talepleri daha yapıcı değerlendirilir. Riskler daha erken paylaşılır. Kararlar daha hızlı alınır. Ekipler hata yapmaktan korkmadıkları için sorunları görünür hale getirir.
Sonuç olarak proje yönetiminin klasik başarı kriterleri olan zaman, maliyet ve kalite performansı da olumlu etkilenir.
Bir başka ifadeyle güven, proje yönetiminin “yumuşak” tarafı değil; sonuçları doğrudan etkileyen stratejik bir performans unsurudur.
Sonuç
Son yıllarda vurgulandığı gibi proje yönetimi artık yalnızca süreçleri ve teslimatları yönetmekten ibaret değil. Değer yaratmak, değişimi yönetmek ve insanları ortak hedef etrafında bir araya getirmek her zamankinden daha önemli hale geliyor.
Bu noktada proje yöneticisinin rolü yalnızca planları takip etmek değil, güven ortamını oluşturmak ve korumaktır.
Çünkü projeler süreçlerle yönetilir. Ancak insanlar güvenle hareket eder. Ve çoğu zaman proje başarısını belirleyen en kritik unsur, proje sonunda teslim edilen çıktılardan önce, proje boyunca inşa edilen güven seviyesidir.