Birden fazla projenin aynı hedefe hizmet ettiği dijital dönüşüm çalışmalarında yalnızca takvimleri takip etmek yeterli değildir.
Her proje kendi planında ilerliyor görünebilir. Ancak bir ekibin beklediği servis hazır değilse, iş birimi onayı gecikmişse veya ortak test takvimi oluşturulmamışsa programın tamamı risk altındadır.
Yönettiğim programlarda en sık karşılaştığım durum buydu: Projeler tek tek ilerliyordu ama aralarındaki bağımlılıklar yeterince görünür değildi.
Program yönetiminde asıl iş, projeleri ayrı ayrı takip etmek değil; onları aynı hedefte buluşturmaktır.
Önce Ortak Başarıyı Tanımlayın
Her proje ekibi başarıyı farklı yorumlayabilir. Bir ekip geliştirmeyi tamamlamayı, başka bir ekip testlerin bitmesini, iş birimi ise sistemin kullanılmaya başlanmasını başarı olarak görebilir.
Bu nedenle programın başında şu soruya tek bir cevap verilmelidir:
Bu programın tamamlandığını ne zaman söyleyeceğiz?
Ortak başarı tanımlanmadan hazırlanan proje planları, ekipleri aynı hedefe götürmeyebilir.
Bağımlılıkları Ayrı Bir Listede Yönetin
Proje planlarında görevler bulunur; program seviyesinde ise bağımlılıklar bulunmalıdır.
Ben bağımlılıkları takip ederken şu bilgileri görünür tutmayı tercih ediyorum:
- Hangi çıktı bekleniyor?
- Hangi ekipten bekleniyor?
- En geç ne zaman tamamlanmalı?
- Gecikirse hangi projeler etkilenir?
- Karar veya eskalasyon gerektiğinde kim devreye girecek?
Bu liste haftada bir kez güncellendiğinde, birçok gecikme gerçekleşmeden önce görünür hâle gelir.
Durum Değil, Sapma Konuşun
Program toplantılarında her ekibin yaptığı işleri uzun uzun anlatması toplantıyı verimsizleştirir.
Benim için program seviyesindeki toplantının amacı üç soruya cevap bulmaktır:
- Planın dışında gelişen ne var?
- Başka bir ekibi bekleten konu ne?
- Bu hafta alınmazsa takvimi etkileyecek karar hangisi?
Toplantı sonunda kararın sahibi ve tarihi belli değilse konu kapanmış sayılmamalıdır.
Canlıya Geçişi Sondan Başa Planlayın
Birlikte canlıya geçmesi gereken projelerde planlama, hedef tarihten geriye doğru yapılmalıdır.
Canlıya geçiş tarihinden geriye giderek iş birimi kabulü, entegrasyon testleri, veri hazırlığı, güvenlik kontrolleri ve teknik teslimatlar yerleştirilmelidir.
Bu yaklaşım, her ekibin kendi planını oluşturup sonradan planları birleştirmeye çalışmasından daha güvenlidir.
Program Yöneticiliğine Yeni Başlayanlara
Her proje yöneticisine düzenli olarak şu üç soruyu sorun:
- Hangi ekibe bağımlısınız?
- Sizin çıktınızı hangi ekip bekliyor?
- Hangi karar gecikirse takviminiz etkilenir?
Bu sorulara net cevap alamıyorsanız programın en önemli riskleri henüz görünür değildir.
Program yönetimi, daha fazla proje planı hazırlamak değildir. Ortak hedefi, bağımlılıkları ve karar mekanizmasını görünür hâle getirmektir.
Çünkü projeler kendi takvimleriyle ilerler; programlar ise aralarındaki bağlar doğru yönetildiğinde başarıya ulaşır.