“Bu iş iki haftada biter” cümlesi, proje yönetiminin en tehlikeli cümlelerinden biridir. Neden? Çünkü bu tahmin neredeyse hiçbir zaman tutmaz.
Planlama yanılgısı (planning fallacy), insanların görevlerin ne kadar süreceğini sistematik olarak küçümseme eğilimidir. Bu sadece deneyimsizlikten kaynaklanmaz; deneyimli proje yöneticileri de bu tuzağa düşer.
Neden Tahminler Tutmaz?
- İyimserlik önyargısı: Her şeyin yolunda gideceğini varsayarız.
- Planlama yanılgısı: Geçmiş gecikmeleri görmezden geliriz.
- Bağımlılıkları gözden kaçırmak: Bir görevin başka görevlere bağımlı olduğunu unuturuz.
- Kesintileri hesaba katmamak: Toplantılar, e-postalar, beklenmedik talepler zamanı yer.
Daha İyi Tahmin İçin Pratik Teknikler
Geçmiş verileri kullanın. Benzer projelerin ne kadar sürdüğüne bakın. Sezgiye değil, veriye güvenin.
Üç nokta tahmini yapın. Her görev için iyimser, gerçekçi ve kötümser süre tahmin edin. Ağırlıklı ortalama alın.
Tampon ekleyin. Proje süresinin yüzde on beş ile yirmisi arasında tampon bırakmak, kural değil zorunluluktur.
Ekibi sürece dahil edin. Görevi yapacak kişi en iyi tahmincidir. Yukarıdan dayatılan süreler gerçekçi olmaz.
Tahmin Kültürü Oluşturun
Tahminlerin tutmaması cezalandırılmamalı; analiz edilmeli. Her proje sonunda “neden saptık?” sorusunu sormak, gelecekteki tahminleri iyileştirir.